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On ne vas pas se mentir, lorsqu’on lance son activité, on a du pain sur la planche. Moi par exemple, je sais que je pourrais travailler 24h/24, 7j/7, je trouverais toujours quelque chose à faire, que ce soit pour avancer sur les projets de mes clients ou pour avancer sur la communication de Wouaweb. Mais je sais aussi qu’en tant qu’être humain, je ne peux pas rester efficace, garder le moral et la motivation si je ne fais que travailler. Et plus j’avance dans l’entrepreneuriat, dans la vie de freelance, plus je me rends compte que je suis plus productive quand j’ai un temps de travail limité. 

Les raisons qui poussent la plupart des gens à lancer leur activité sont généralement l’envie de faire un travail qui les passionne davantage, mais également d’optimiser leur temps de travail pour avoir plus de temps libre. Dans cet article, je vous donne mes conseils (testés et approuvés✅) pour travailler moins et mieux. C’est parti !

 

Planifier son travail

Il n’y a rien de moins productif que de travailler à l’aveugle, sans avoir une vue globale de toutes les tâches à effectuer. Premièrement, il est plus motivant d’avoir des objectifs journaliers que d’être perdu dans la masse de travail à effectuer. Deuxièmement, cela peut être dangereux, on a vite fait d’oublier une tâche et de passer pour quelqu’un de non professionnel.

Alors pour être vraiment efficace, il est primordial de planifier ses tâches. Commencez par écrire pelle-mêle toutes les choses que vous avez à faire dans le mois. Puis découpez ces tâches en semaines puis en jours. Vous verrez, vous vous sentirez tout de suite plus zen !

Il y a quelques mois, j’ai travaillé sur un gros projet, l’écriture de tout le contenu du nouveau site web de l’aéroport de Libreville au Gabon. Il y avait une grosse quantité de travail à réaliser en un mois. Pour pouvoir tenir la deadline, j’ai créé un tableau Excel magique (voir ci-dessous) dans lequel j’ai répertorié tous les textes à écrire, le nombre de mots, le temps estimé pour chacun d’entre-eux. Et puis j’y ai noté également le temps passé au fur et à mesure pour voir si j’étais dans les temps. Sans ce tableau, j’aurais forcément stressé de ne pas être en mesure de rendre les textes à temps.

Tableau Google Doc pour organiser son travail

Pour lister vos tâches et vous organiser, certains préféreront le papier, d’autres l’informatique.

 

Papier ou informatique, cela est propre à chacun. Moi je jongle un peu entre les deux selon les besoins, mais j’ai toujours mon stylo et mon agenda où j’écris toutes les choses à faire chaque jour. C’est rassurant de voir son écriture, de griffonner, de « stabyloter » à la main. Si vous doutez, je vous propose de tester plusieurs outils et voir celui qui vous convient le mieux.

LES OUTILS POUR ORGANISER SES JOURNÉES :

TRELLO

Page d'accueil du site Trello

L’application Trello vous permet de lister vos tâches en différentes listes. Vous pourrez les marquer comme « en cours » « à faire » ou « terminé ». Trello est pratique lorsqu’on travaille en équipe car les tableaux peuvent être partagés.
La version de base est gratuite, on peut ensuite payer pour plus d’options.

EXCEL ou GOOGLE DOC

Tableau avec Google doc

L’indémodable tableau Excel ou le Google sheet fonctionnent de façon similaire. La différence est que le Google doc peut être facilement partagé. Vous pourrez créer les feuilles et les colonnes que vous souhaitez et énumérer les tâches à faire.

AGENDA PAPIER

Agenda pour s'organiser

Le papier aura toujours son charme. Écrire à la main, gribouiller, barrer, corriger. Il peut être rassurant d’utiliser l’outils papier pour gérer son travail au quotidien. Cela peut être avec un agenda comportant une grande page par jour, ou de simples feuilles de papier.

Gérer ses tâches de façon méthodique

Une fois la liste de choses à faire dressée, il faut réfléchir à la façon la plus efficace de réaliser chaque action.

1. Regroupez les tâches du même genre

Vous gagnerez du temps à travailler à la chaîne. Par exemple, si vous avez des visuels à réaliser pour Instagram, réalisez-en plusieurs le même jour plutôt que d’en faire un peu tous les jours. De cette façon, vous prendrez le rythme et serez plus rapide dans la réalisation.

 

2. Gérez les tâches par ordre d’urgence

Il se peut que vous ne puissiez pas réaliser l’objectif de votre journée, cela arrive d’être trop optimiste 😉. Voilà pourquoi il est préférable de commencer par les urgences.

Définissez le moment de la journée où vous êtes le plus en forme pour effectuer les tâches qui demandent de la concentration !

3. Focalisez sur une tâche à la fois

On parle parfois de personnes multi-tâches, qui seraient capable de jongler avec les projets sans y perdre leur latin. Cela est un mythe ! Bien-sûr – et surtout quand on est solopreneur – on doit surfer sur plusieurs sujets : la comptabilité, l’administratif, sa communication, les projets des clients… Mais le moyen recommandé pour ne pas se perdre et être efficace est de focaliser sur une tâche à la fois.

Imaginez que vous êtes au milieu d’un travail pour un client, et vous recevez un email pour une demande de devis. On pourrait être tenté de laisser de côté ce sur quoi on bossait pour réaliser le devis sur le champ, en se disant « ben c’est une urgence ! ». Mauvaise pratique. Terminez votre travail, ou au moins la partie sur laquelle vous étiez avant de gérer la demande de devis. Il prend du temps de déconnecter d’un travail pour en commencer un autre, apprenez à respecter votre planning et à ne pas vous éparpiller.

4. Gardez du temps pour les projets à long terme.

Il faut privilégier les urgences, soit. Mais faites en sorte de garder du temps pour avancer sur les projets à long terme. En effet, bien que ceux-ci ne soient pas très urgent pour le moment, il vous faudra du temps pour les réaliser, il faut donc y consacrer un peu de temps chaque semaine pour que le projet continue d’avancer.

Minuter son temps

Vous avez listé le travail a effectuer et l’avez réparti par ordre d’importance. Il faut maintenant minuter chacune des tâches. Et cela n’est pas toujours chose facile. Mais ne vous inquiétez pas, vous pouvez vous tromper dans vos estimations, il vous suffira de recadrer les choses plus tard. Il est normal d’avoir du mal à estimer le temps de travail, surtout quand on débute. Mais avec le temps et l’expérience, vous vous sentirez plus à l’aise et vous aurez des éléments de comparaison.

Une fois une durée fixée pour chaque tâche, vous pourrez plus facilement estimer la quantité de tâches à faire chaque jour. C’est aussi un moyen de ne pas passer 3 heures sur un détail.

Jetez régulièrement un œil à votre planning, cela vous aidera à accélérer quand il le faut !

Minuter son temps veut aussi dire limiter son temps.

Vous l’avez sûrement déjà remarqué, le cerveau a du mal à rester concentré plus de 2 heures d’affilé, surtout sur le même projet. Pour être plus efficace en travaillant moins, il faudra travailler par vagues d’1h30.

L’idée c’est de vous donner un objectif pour chaque vague. Au bout d’1h30, s’arrêter. Faire une pause thé, aller marcher, préparer à manger… Peu importe, l’important est de déconnecter du travail. Votre esprit reviendra frais et dispo pour commencer la deuxième vague. Segmenter ses journées par vague aide à avancer, car cela permet de faire plusieurs « mini bilans » au cours de la journée.

 

Votre feuille de route pour une journée pourra ressembler à ça :

Vague 1 | 09h-10h30 : Rédaction article de blog « Comment devenir plus productif en travaillant moins »

Vague 2 | 11h-12h30 : Préparation visuels 5 posts Instagram

Vague 3 | 14h-15h30 : Envoi factures clients + Devis – Répondre emails

Vague 4 | 16h-17h30 : Programmation et écriture commentaires posts Instagram

Regardez régulièrement votre feuille d’objectifs

 En tant qu’entrepreneur, vous pouvez avoir mille idées à la minute, et l’envie de toutes les réaliser. C’est bien, mais c’est dangereux. Lorsque vous avez lancé votre activité, vous avez certainement établi un Business Plan, ou tout du moins une feuille d’objectifs avec la stratégie à suivre pour atteindre vos ambitions. Vous y avez passé du temps, avez étudié la situation et les meilleurs leviers pour vous développer. Alors ne vous en écartez pas trop.

Focalisez-vous sur les objectifs fixés et menez-les à bien.

Après quelques mois, vous pourrez analyser les résultats et prendre des décisions en conséquence. Mais laissez à votre stratégie la possibilité de fonctionner.

Moi la première, je suis du genre impatiente, et lorsque les résultats se font attendre, j’ai tendance à tout remettre en question et à partir sur une nouvelle idée. Mais je réalise avec l’expérience que cela est une mauvaise façon de penser car la plupart des actions demandent du temps avant de montrer des résultats. C’est tout à fait normal, et surtout dans une stratégie de contenu comme les réseaux sociaux ou le blogging. Vous vous construisez une réputation sur le long terme. Soufflez un bon coup et persévérez, vous verrez, ça finira par payer !

Pour vous aider à rester focus, pensez à jeter régulièrement un œil à votre business plan et à votre plan de communication. Regardez les objectifs que vous vous étiez fixé et faites le point sur votre situation actuelle, cela vous aidera à y voir plus clair et à ne pas dévier de trajectoire.

 

Pour être plus efficace en travaillant moins, il convient donc de restructurer ses journées. En résumé, il faut lister les tâches à effectuer (chaque mois, chaque semaine et chaque jour), et les répartir stratégiquement dans le temps en se fixant une durée précise. Faites régulièrement le point en comparant les actions effectuées avec les objectifs fixés. Cela vous permettra de ne ps vous éparpiller et d’aller droit au but. Enfin, n’oubliez pas de prendre du temps pour vous. Essayez de ne pas travailler plus de 5 vagues par jour (7h30). En sachant chaque jour ce que vous avez à faire précisément, vous vous sentirez plus confiants et réduirez votre temps de travail naturellement.